Audit Horizon 2020 e controlli primo livello

Audit e controlli di primo livello

di progetti a contributo pubblico

Le complesse procedure che governano l’accesso e l’erogazione dei contributi  europei prevedono anche un’attività di audit e certificazione, che può riguardare:

1) le spese rendicontate dal beneficiario e per le quali si chiede l’erogazione del contributo
2) le metodologie di rendicontazione adottate, ovvero le procedure adottate dal beneficiario per rilevare i costi oggetto di rendicontazione.

Nel primo caso si parla di certificazione ex post, trattandosi di attività volta ad accertare la correttezza delle spese richieste a contributo dal beneficiario. A seconda dei programmi, questo tipo di audit può svolgersi in momenti diversi e con il coinvolgimento di soggetti diversi, fino a chiamare in causa – in alcune circostanze di particolare criticità – l’organismo europeo di lotta alle frodi (OLAF). Quello che qui ci interessa – e su cui è impegnato il nostro studio – è il cosiddetto audit di primo livello, che il beneficiario di un contributo europeo deve attivare all’atto della rendicontazione delle spese, per garantirne l’ammissibilità rispetto alle regole del programma di riferimento (Horizon 2020, Life+, Interreg, o altri).

Nel secondo caso si parla invece di certificazione ex ante, avendo per oggetto non la spesa sostenuta, ma la metodologia adottata per rendicontare determinate categorie di  costi di cui si chiede il rimborso. L’esempio più significativo, anche se non l’unico, riguarda la metodologia di determinazione dei costi medi di personale in Horizon 2020.

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Controlli di primo livello e  certificazione delle spese ammissibili

audit horizon 2020 I programmi europei richiedono che, al verificarsi di determinate condizioni, le spese rendicontate dal beneficiario, per essere ammesse all’erogazione del contributo, siano certificate da un soggetto esterno in possesso di determinati requisiti di professionalità e indipendenza, che ne attesti l’ammissibilità sulla base di criteri predefiniti.

Il riferimento è all’attività indicata anche come controlli di primo livello, o first level audit, o first level control.

La modalità di svolgimento di tale attività differisce tra i vari programmi di finanziamento comunitario, sulla base di linee-guida e procedure messe a punto dalla autorità di gestione competenti per ciascun programma (FP7, Horizon 2020, Life+, CEF, Programmi di Cooperazione Territoriale, POR, PON, ecc.) .

Su richiesta dei soggetti beneficiari, assumiamo incarichi per il rilascio delle certificazioni obbligatorie delle spese ammissibili a contributo. Tipici i casi del Certificate on the Financial Statementsla cui emissione da parte di un revisore indipendente è richiesta, ad esempio, nell’ambito del programma quadro di ricerca Horizon 2020, o del FLC Certificate dei programmi di cooperazione territoriale europea. audit horizon 2020  audit horizon 2020

In tali ambiti vantiamo esperienze a favore di enti pubblici, imprese private, organizzazioni no profit.

La dott. ssa Luciana Zamprogna opera da alcuni anni in tale ambito ed è altresì inserita in short e long-list  di revisori abilitati per il rilascio delle certificazioni obbligatorie predisposte da vari enti.

Si segnala che il costo sostenuto dal beneficiario per acquisire il certificato di audit rientra di norma tra le spese rendicontabili all’ente finanziatore, sgravando quindi il beneficiario stesso – in tutto o pro quota – dall’onere della spesa.

Controlli di primo livello

When do I need a certificate on the financial statement (CFS) for a Horizon 2020 grant?

If the cumulative requested EU contribution is EUR 325 000 or more as reimbursement of actual costs and unit costs calculated by you on the basis of your usual cost-accounting practices (i.e. average personnel costs sand costs for internally invoiced goods and services).

Costs based on lump sums, flat rates (e.g. indirect costs) or unit costs (other than those for personnel costs and for internally invoiced goods and services calculated according to the beneficiary’s usual cost-accounting practices) are not counted for the EUR 325 000 threshold (and don’t need to be covered by the certificate) like the amount paid as pre-financing. Linked third parties must submit a certificate if they themselves (i.e. without taking into account costs claimed by the beneficiary in question) reach the EUR 325 000 threshold.

Within 60 days of the end of the last reporting period, coordinators must submit a final report including a CFS for each beneficiary and each linked third party that requested the contribution indicated above.

If a certificate is required, it must cover all costs declared as actual costs or average personnel costs and costs for internally invoiced goods and services. Incomplete certificates will be returned for correction.

FAQ ID : 425

Controlli di primo livello

INTERREG programmes: centralised and decentralised first level control systems

Each partner has to certify its reported expenditure before the submission of a progress report through a first level controller who is authorised by the relevant Partner State. Two systems of first level control exist: a centralised system and a decentralised one.

If the partner comes from a centralised country, then the control of its expenditure will be carried out by a public administrative body or by a private audit firm designated beforehand at national level. For instance, Croatia, Hungary, Poland and Sweden are countries with a centralised first level control.

The system is slightly different for a partner coming from a country with a decentralised first level control system. In Partner States with decentralised control systems [e.g. Italy], each partner can propose an external (public procurement rules have to be complied with) or internal (in compliance with national rules) first level controller of its choice. The chosen controller has to be formally approved by the approbation body designated by the Partner State. If, during the project implementation, a new first level control body is appointed, it has to be formally approved by the national designation body. For instance, France, Germany, Italy, Spain and United Kingdom are using a decentralised first level control system.

Interreg Europe FAQs

 Certificazione della metodologia

L’attuale programma quadro per la ricerca e lo sviluppo tecnologico- Horizon 2020 – contempla la possibilità di ottenere dalla Commissione Europea l’autorizzazione preventiva (ex-ante assessment) sulle procedure seguite per rendicontare talune spese, tipicamente costi di personale o spese connesse alle grandi infrastrutture di ricerca.

L’ottenimento di certificazioni ex- ante sulle metodologie adottate risulta utile per semplificare la rendicontazione ex-post delle spese ammissibili a contributo.

Il nostro studio, integrando le competenze nel campo dei progetti comunitari a una consolidata expertise nel cost accounting, è in grado di affiancare le direzioni di imprese ed enti interessati a sfruttare questa opportunità.

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